Home office: Así lo implementamos en SoldAI

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Desde que se fundó SoldAI (2015) lo tuvimos claro, si vamos a construir un equipo de personas con alto desempeño, inteligentes y creativas, tendríamos que darles libertad para trabajar de la forma que quieran, eso incluía hacerlo en la oficina o fuera de ella. Entonces nos quedó claro, seríamos una empresa home office friendly.

¿Cómo pudimos implementar de manera satisfactoria esta modalidad de trabajo sin ver perjudicada la productividad, cumplir con las fechas de entrega y tener la certeza de que las personas que realizan home office, efectivamente están trabajando y no tomándose el día libre?

¡Muy sencillo! Basamos nuestra cultura en la confianza. Aplicamos un riguroso filtro para identificar que quienes se suman al equipo, sean las personas correctas y se hagan responsables del resultado de su trabajo. Es por ello que el default es confiar en ellas y medir el desempeño, basándonos en el cumplimiento de entregables en tiempo y forma (entre otras cosas).

¿El resultado?… Personas que trabajan en los tiempos y espacios en los que son más productivas, que pueden cumplir con sus deberes laborales sin sacrificar actividades con su familia o amistades. Un fenómeno interesante que hemos notado, es que a menudo la oficina se encuentra llena, pues muchas de las personas que integran el equipo, prefieren asistir a la misma que hacer home office.

Aun así, se han presentado situaciones en las que un grupo reducido de personas, hicieron mal uso de esta libertad y afectaron el trabajo del área a la que pertenecían. Por esto, aprendimos que era necesario aplicar un proceso, el cual nos permite identificar a tiempo cuando alguien no está haciendo buen uso del home office, y tomar medidas preventivas para evitar afectaciones en las actividades de las demás personas que conforman esa área de trabajo o departamento.

En SoldAI nos gusta investigar maneras de resolver conflictos e idear maneras de mejorar situaciones dentro de la oficina. Muchas de las personas que colaboran en SoldAI, vienen de otras empresas o escuelas y aportan ideas para construir “la versión SoldAI”. Los procesos internos no son la excepción, tratamos de que cada integrante participe y escuchamos sus sugerencias, para que poco a poco se vayan formando los procesos y sea un mejor lugar para trabajar en conjunto.

De esta manera, diseñamos un proceso que nos funciona para notar la productividad cuando alguien decide trabajar desde casa, y a la vez permite que esa persona sepa que confiamos en su labor, sin sentirse vigilada. Te compartimos este proceso, esperando que te resulte útil para tener colaboradores con mayor productividad.

¿En qué consiste?

Antes de explicar el proceso, se deben tener las siguientes consideraciones si se quiere implementar:

  • Un lugar para reportar. En SoldAI usamos un spreadsheet donde cada hoja es un área de trabajo y en cada columna de la hoja se tiene los siguientes datos: Fecha, Nombre de la persona, Razón por la que se realiza home office, Actividades que realizó durante el día laboral, Persona que evalúa y Calificación de la evaluación.
home-office-reportes
  • Definir quién evaluará a quién. Mayormente son líderes o managers de áreas, pero ¿qué pasa si un líder trabaja desde casa? Alguien debe evaluarlo. En este caso es el project manager o la segunda persona al mando dentro del área de trabajo. Como dato curioso, en SoldAI toda persona es evaluada, incluso la dirección: CEO y CTO.
home-office-evaluación
  • Definir los puntos que se evalúan y proponer una escala. En SoldAI utilizamos una escala del 1 al 5, donde 1 significa que la persona mantuvo un nivel bajo de productividad y 5 que fue muy productiva. Si decides adoptar nuestro proceso, tu escala puede variar, lo importante es que tenga valor para la empresa.
home-office-escala

Con lo anterior definido, estoy segura de que ya tienes una idea de cómo va el proceso, así que a continuación lo presento: 

  1. El colaborador avisa a su líder de área y a las personas con las que trabaja en su día a día. 
  2. Una vez que el colaborador ha terminado su jornada laboral, reporta sus actividades puntuales. Lo hace en el Reporte de home office, el spreadsheet que tenemos dividido por áreas.
  3. Después, por medio de un canal de comunicación oficial para la empresa (correo, slack, mensaje, etc.), el colaborador manda las actividades en las que estuvo trabajando a la persona que lo evalúa explicadas de la forma más detallada posible.
  4. El evaluador revisa el Reporte de home office y evalúa el desempeño realizado durante el día.
Proceso-home-office

SoldAI utilizamos Slack como medio de comunicación principal, por lo que desde muy temprano, el colaborador avisa a su líder y a los canales donde colabora, que no asistirá a la oficina. Así su área y las personas con las que trabaja, se encuentran enteradas.

Este es el proceso que SoldAI ha construido para que se realice un trabajo desde casa, pero es normal que existan algunas personas que se resisten al cambio, por lo que cada empresa debe considerar disponer las medidas necesarias y adecuaciones en caso de incumplir este tipo de procesos.

SoldAI tiene la flexibilidad en el horario de cumplimiento del proceso (algunos colaboradores eligen estar trabajando hasta tarde), permitiendo llenar el reporte hasta un día después de realizado el home office, sin embargo, si se observa que alguien no está realizando correctamente el proceso, su líder se contacta con esta persona para conocer la razón y solucionarlo de la manera más pertinente, según sea la situación.

Un consejo…

A la hora de implementar el proceso, es importante involucrar a tus colaboradores en la adopción y adaptación del mismo (como hacemos en SoldAI), así te aseguras que todos lo entienden, aportan mejoras y se facilita la adopción entre todas las personas que trabajan en la empresa.

El hecho de tener un proceso transparente, en el que todas las personas pueden ver las actividades de otras, ayuda a que cada quien tenga confianza en el trabajo de los demás, e incentiva a los resistentes a adoptar el proceso, puesto que sus compañeros pueden notar sus aportaciones desde casa, o de la falta de éstas si se da el caso.

Aunque pueda parecer un proceso extenso, es muy sencillo una vez que lo implementas. De esta manera nos hemos adaptado en SoldAI y a través de la evaluación constante del desempeño, se puede detectar inmediatamente quiénes no están teniendo el rendimiento esperado, para así tomar cartas en el asunto.

Si quieres utilizar nuestro template de home office, puedes descargarlo aquí, o bien, hacer uno que se adapte a las necesidades de tu empresa.

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